Top 5 des indispensables en gestion de projet

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Une chose est sûre : avant de vous lancer à corps perdu dans un projet, il y a des indispensables à mettre en place pour qu’il se déroule correctement.

Afin d’éviter les ennuis, E-loa Learning dresse une liste des 5 outils ou informations indispensables.

1 : Un cahier des charges clairement défini

Il est INDISPENSABLE de définir avec votre client un cahier des charges.

Il va vous permettre de recenser l’ensemble des informations relatives au projet. Il représente votre livre de chevet que vous devez avoir constamment à côté de vous. Sans lui, il est très facile de sortir du cadre.

C’est pourquoi, il doit être fourni par le client et après lecture, complété si besoin.

Voici notamment, les points fondamentaux qui doivent être abordés :

  • quel est le sujet traité ?
  • quels sont les objectifs du projet (opérationnels, pédagogiques, logistiques, etc.) ?
  • qui est le public cible ?
  • qui sont les experts-métier ?
  • qui est le responsable du projet ?  
  • quels moyens de communication et d’échanges entre les différentes parties (responsable, chef de projet, expert, etc.) ?
  • quel est le résultat attendu : est-il quantifiable ?
  • quel livrable final ?
  • quel est le point d’arrêt du projet ?

2 : Réalisation d'une matrice RASI

Définition de tous les acteurs et de leur rôle dans le projet

  • R : Réalisateur fait la tâche
  • A : Autorité valide la tâche
  • S : Soutien peut apporter des compétences ou des informations sur la tâche
  • I : Informé de l’avancée de la tâche

Il est important de définir (de manière exhaustive) toutes les tâches qui vont être à réaliser pendant le projet. Une fois cette tâche réalisée, et pendant la réunion de lancement, vous devez remplir avec votre client cette matrice. L’objectif est d’identifier très clairement le rôle et la posture de chacun. L’avantage : savoir clairement avec qui traiter selon l’étape du projet.

3 : Définition claire du périmètre de travail

Dans le monde du e-learning, une majorité utilise la méthode ADDIE comme modèle de conception pédagogique. Il en existe d’autres ! Mais ce qu’il faut retenir c’est qu’il est indispensable de définir quelles seront vos actions dans ce projet et que celles-ci n’en déborderont pas. Pour faire simple et être compris de tous, rien de mieux qu’une bonne vieille liste des tâches que vous agrémentez au cahier des charge.

Parmi les indispensables, on retrouvera sûrement :

  • identification des besoins
  • réalisation des storyboards
  • réalisation d’un prototype
  • production du ou des modules
  • …..

A vous de compléter la liste ! Mais ce qu’il faut retenir, c’est qu’il est important que votre client identifie votre travail et ses limites. Vous devez satisfaire votre client mais il ne faut pas que celui-ci en abuse.

Un dernier conseil : établissez un planning réaliste !

4 : Des étapes de validation régulières

Pour éviter le retour en arrière constant, pour ne pas avoir à revenir sans cesse sur ses pas, vous devez dès le lancement du projet poser des “jalons” de validation. Il faut que les temps de relecture et de validation soit très clairement identifiés pour minimiser les aller-retours.

Pensez aussi à centraliser les retours en un seul et même endroit pour ne pas vous éparpiller et bien vous référer à votre matrice RASI pour identifier les acteurs de la validation.

5 : Communication

C’est la clé du succès.

Si vous n’échangez pas fréquemment avec votre client sur l’avancée du projet, c’est là qu’un fossé va se créer. C’est à travers, la communication et l’échange que vous allez pouvoir vérifier de la bonne compréhension et réalisation. Mieux vaut être clair et transparent ! Vous devez impérativement fournir des informations constantes pour que tout le monde ait les informations qu’il lui faut pour avancer.

Une confiance mutuelle entre les deux parties !

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